Sollicitanten afwijzen; helaas bestaat recruitment voor 99% uit slecht nieuws gesprekken

Als je de afgelopen maanden bij ons op kantoor bent geweest heb je kunnen zien dat het concept van c’Park Bata waar Best Recruitment zit is gebaseerd is op het samenbrengen van veel verschillende types bedrijven in ons kantoorpand. Een van die partijen is een bevriende vermogensbeheerder die onlangs zei tegen me dat ik eigenlijk best een  negatieve baan heb en vroeg hoe ik daar persoonlijk mee om ga.

Mijn aandacht was natuurlijk gewekt door die insteek dus ik vroeg hem hoe hij dat bedoelde. Volgens hem had hij me die dag prospects horen benaderen, kandidaten horen screenen en benaderen en helaas ook sollicitanten afgewezen. Dingen die je als recruiter dagelijks doet om te komen tot het gewenste resultaat maar waar nee > ja.

Afgewezen worden is een emotioneel moment

Toch voelt het bij mij niet als afgewezen worden door kandidaten of prospects die niet willen solliciteren of samenwerken. Het zou gek zijn als iedere klant die je belt en kandidaat die je benadert onmiddellijk zaken zou willen doen. Dat is voor andere branches niet anders lijkt me. Recruitment is voor een groot stuk ook sales en marketing wat dat betreft. Wat anders is bij recruitment is het sollicitanten afwijzen die op gesprek zijn geweest maar uiteindelijk de baan niet krijgen.

Sollicitanten: Zilveren en bronzen medaillisten

De zogenaamde zilveren en bronzen medaillisten. Dit zijn logistiek professionals die vaak emotioneel gedurende het proces steeds enthousiaster zijn geworden en dan het slechte nieuws te horen krijgen van me dat iemand anders de voorkeur krijgt.

Vaak is de eerste vraag dan waarom niet, wat miste er, wat had ik anders moeten doen, is het mijn leeftijd, is het mijn ervaring, ben ik te duur? Allemaal vragen die kunnen leiden tot een negatieve sfeer en zelfbeeld.

Wat is mijn rol als recruiter bij het sollicitanten afwijzen?

Ik vind het mijn taak als recruiter om je niet met een kluitje in het riet te sturen dus als ik van de hiring manager teruggekoppeld krijg dat je te licht bent voor de baan ga ik dat op een nette manier ook zo aan jou terugkoppelen. Dat is nooit fijn om te horen maar je kan er wel of niet je voordeel mee doen.

Soms krijg ik als recruiter net als kandidaten ook feedback waar ik minder mee kan zoals de klik is er niet of andere algemenere zaken. Met name de meer senior kandidaten vertalen dat al vlug naar ik ben te oud maar dat durven ze niet zeggen; begrijpelijk maar ook dat zal niet altijd de waarheid zijn denk ik dan. Het is heel lastig om te accepteren dat iemand anders leuker/beter geschikt is voor een rol waar je zelf op gehoopt hebt.

Het enige wat ik als recruiter kan doen bij het sollicitanten afwijzen op dat moment lijkt me je te voorzien van eerlijke feedback, mijn persoonlijke mening en te klankborden met je hoe nu verder en wat je er van kan leren. Daarnaast zetten we bij Best RECRUITMENT standaard artificial intelligence job matching voor je in en wijzen we je wellicht op andere interessante en relevante vacatures.

Gek genoeg is dat het moment dat de meeste recruiters stoppen terwijl je de investering in de relatie met je kandidaat al hebt gedaan en er een gemeenschappelijke historie is. Van de andere kant begrijp ik het ook wel want ook ik ben razend druk en je wil zoveel mogelijk vacatures matchen met de juiste kandidaten

Toch heb ik me voorgenomen om tijd te steken in de ‘nazorg’ van sollicitanten afwijzen, meer dan ik tot nu toe gedaan heb. Ik wil niet in de valkuil trappen dat je kandidaten belooft ‘dat het wel goed komt’ of ‘dat je zo weer een andere baan voor ze vindt’. Dat zou niet oprecht zijn. Wat ik wel wil doen is investeren in de relatie en samen kijken wat we kunnen doen en soms zal dat nu even niets zijn ook dat hoort er bij.

Hoe wordt er nu in de praktijk door recruiters omgegaan met sollicitanten afwijzen?

 

63%  van de recruiters wijst dus kandidaten via een standaard mail af, 21% personaliseert de mail vanuit de hiring manager en slechts 7% van de sollicitanten wordt tegenwoordig gebeld door een recruiter of hiring manager met feedback. (Bron: Linkedin.com) Applicant Tracking Systems (ATS’en) maken het steeds makkelijker om dit zo efficient mogelijk in te richten maar het wordt er allemaal niet persoonlijker op zo. Van de andere kant voorkomt het dat kandidaten niets meer terughoren van drukke recruiters iets wat in het verleden een grote doorn in het oog van veel sollicitanten is geweest, mezelf inclusief.

Hoe ga ik de candidate experience voor afgewezen kandidaten concreet nu verbeteren?

 

Tijd reserveren voor sollicitanten afwijzen

Ik ga tijd reserveren in mijn agenda om kandidaten te bellen en dat prioriteit geven. In de welbekende Eisenhower matrix Urgent en Belangrijk. Kandidaten spenderen net als ik uren in een sollicitatie dus dat kwartiertje extra kan er best vanaf ook al leidt het dan niet onmiddellijk tot een nieuwe kans het zal wel de impressie en toekomstige samenwerking als kandidaat maar ook als klant verbeteren.

Concrete feedback geven

Ik ga concrete feedback delen met kandidaten op een empathische wijze en geen beloftes maken die ik niet kan nakomen bij het sollicitanten afwijzen.

Net Promotor Score

Ik ga de afgewezen kandidaten vragen om Net Promotor Scores (NPS) in te vullen en hun feedback gebruiken om mijn proces te verbeteren en mijn klanten input te leveren voor toekomstige procedures.

Zo denk ik me als recruiter te kunnen onderscheiden bij het brengen van slecht nieuws tijdens het sollicanten afwijzen.

Heb je verder tips hoe het beter kan laat het me dan weten!